משנת התשמ"ו 1986 מגדירות את המידע שרשאי מנהל רשות העתיקות לדרוש מאספנים: המקום שבו מוחזק החפץ, תיאור, הרכב החומר, תקופה, מידות, תאריך הקבלה או הרכישה, סימנים מיוחדים ועוד. בעקבות החידושים שחלו בשיטות הרישום בשנים האחרונות יהיה צורך לעדכן את התקנות האלה. האחריות על שמירת האוספים וניהולם היא בידי הגורמים הפרטיים - האספנים.

האוספים הציבוריים אלה הם נכסי המדינה. למעשה, כל עתיקה שמקורה בחפירה ארכיאולוגית או שנמצאה באקראי שייכת למדינה. החוק מגדיר עתיקה כנכס, בין תלוש לבין מחובר, שנוצר בידי אדם לפני שנת 1700 לספירה, לרבות דבר שהוסף לו לאחר מכן והוא חלק בלתי נפרד ממנו. מתוך עצם ההגדרה ברור שמדובר ברוב הממצאים. אוספי העתיקות ילכו ויתרבו בעתיד כתוצאה מהחפירות הארכיאולוגיות. רשות העתיקות היא הגוף האמון על השמירה של אוצרות המדינה והטיפול בהם.

הצורך בניהול יעיל בכמויות העצומות והרצון להקים מאגרי מידע מרכזיים הביאו ליצירת מערכת ממוחשבת. כל העתיקות שבאוצרות המדינה - במחסנים או כאלה שהועברו לתצוגות - מתועדים במלואם. היום מנהלת רשות העתיקות מאגר של מאות אלפי חפצים, שחלקם מוצגים במקומות שונים בארץ ובחו"ל. חוקרים ואוצרים יכולים לפנות אלינו לשם קבלת מידע במגוון נושאים.

האוספים הקיבוציים, שהתגבשו במשך השנים, הינם חלק מאוספים ציבוריים. בייסודם עמדו חובבי ארכיאולוגיה וידיעת הארץ, שמצאו עתיקות על פני השטח. בקיבוצים הוקמו חדרי אוספים, וחלקם הפכו להיות מוזיאונים. התפתחות התצוגה ורמתה היו מותנים ביכולת האישית של האספנים החובבים ובמידת התמיכה והגיבוי שניתנו להם על ידי חברי המשק. במקרים אחדים קיבלו הקיבוצים תרומות מאספנים פרטיים, ואלה היוו את התשתית להקמת תצוגה במקום.

קיבוץ גלעד מהווה דוגמה טיפוסית של התפתחות האוסף הארכיאולוגי במגמה חיובית. ראשיתו בפעולות איסוף של אדם פרטי (לא תמיד בצורה "כשרה"), ואחריתו בהקמת חדר תצוגה נאות.

יש להדגיש שהקיבוץ לא זכה לסיוע כספי מבחוץ, וכל הפעולות נעשו ע"י חברי המשק, שהבינו את חשיבות הממצאים שבידיהם. לתצוגה מסוג זה יש סיכוי טוב להפוך בעתיד למוזיאון מוכר.

התופעה של התהוות אוספים בקיבוצים אופיינית לפרק זמן מסויים בתולדות הארץ. מאז שחוקק חוק העתיקות בשנת 1978, אין אספנים יכולים ללקט עתיקות, כפי שנהגו לעשות בעבר. החוק  מחייב את מוצא העתיקה למסור אותה למדינה תוך 15 יום. דהיינו, קודם תתועד העתיקה ויירשמו כל פרטיה, ורק לאחר מכן ניתן יהיה להשאילה לתצוגה.

לתצוגות המקומיות והאזוריות ערך תרבותי וחינוכי, שכן הן מאפשרות לתושב להכיר את שרידי התרבות החומרית של סביבתו. שילובם של הממצאים הארכיאולוגים בתכניות הלימודים מעשיר את היכרותו של התלמיד עם מורשתו ההיסטורית.

במסגרת פרוייקט תלת שנתי מיוחד, בשנים 1996- 1998, הוקם מערך ארגוני של צוות אוצרים לפי חלוקה גיאוגרפית ארצית לרישום ממוחשב של למעלה ממאה אוספים קיבוציים ומוזיאונים קטנים. יש בהם חפצים שמוצאם לא ידוע, יש חפצים עם נתונים של אתר גיאוגרפי, ויש חפצים מחפירות וסקרים שבוצעו בסביבה, והושארו שם באיחסון על ידי הארכיאולוג החופר.

השלמתו של מאגר הנתונים בצורה אחידה ועדכנית תהווה תוספת חשובה למחקר המדעי. אותם אספנים, שיש בידיהם מידע אישי על מקורם של החפצים, יוכלו להנציחו לטובת הדורות הבאים.

24 מתוך 45 מוזיאונים מוכרים מציגים אוספי עתיקות, ו- 15 מהם נכללו בתוך פרוייקט הרישום הממוחשב. שבעה מוזיאונים מתוך 29 מוזיאונים לא מוכרים, שתוקצבו ע"י המחלקה למוזיאונים, עוסקים גם בארכיאולוגיה. בחמישה מהם הושלם הרישום. ב- 11 מתוך 45 מוזיאונים שאינם מוכרים ואינם מתוקצבים, כל העתיקות נרשמו ותועדו. בנוסף לכך, כ- 80 אוספים בקיבוציים, שאינם נמנים באף אחת מהקטגוריות שלעיל, זכו לרישום מלא.

העקרון המנחה הוא להשאיר את האוספים בתצוגות הנוכחיות בכפוף לתנאים המקובלים. העתיקות יועתקו ממקומם רק אם קיימת סכנה שימורית או בטיחותית, ולחילופין במקרים שבהם המוזיאון עומד להיסגר.

המוזיאונים לארכיאולוגיה יכולים לשאול עתיקות מאוצרות המדינה, כדי לשפר את אוספיהם, גם אם התצוגה מתמקדת באוספים פרטיים. למעשה, נכסי המדינה הם תשתית קבועה בכל תערוכה  ארכיאולוגית בארץ. מאז ומתמיד קיימה רשות העתיקות מדיניות של השאלת ממצאים ועידוד של תצוגות, במוזיאונים מוכרים וכן בגופי ציבור שונים: מוסדות לאומיים, מוסדות עירוניים, מוסדות מחקר, מוסדות חינוך, מרכזי מבקרים, בתי ספר ואחרים. עם השנים מתרבות הפניות להצבת עתיקות בתצוגות במקומות שונים ברחבי הארץ. רק בשנה החולפת טופלו מאה וחמישים בקשות להשאלות קצרות טווח ולהשאלות ממושכות.

הבקשות נשקלות על פי קריטריונים קבועים: מקום תצוגה מתאים, מתקני תצוגה, המצב השימורי של החפצים, תנאים אקלימיים מתאימים לחפצים רגישים, מיגון, קדימות בהגשת הבקשה ועוד.

ההשאלות מעוגנות בחוזה מיוחד, המפרט את הטיפול הפיסי והטיפול המקצועי שיש לתת בעתיקות. זכויות החוקרים נשמרות בהקפדה בכל הנוגע להעברת מידע, ביצוע בדיקות שונות, צילומים ופרסומים, זמינותם למחקרים על פי הצורך.

באוספים בקיבוצים, לא תמיד נוצר דור המשך, שמעוניין לשמור את העתיקות ולטפחן. אוספים אלה נותרו בחדרים מאובקים סגורים ואיבדו את ההצדקה לקיומם שם.

במקרים אלה ראוי לשקול חיבורם של מספר אוספים יחדיו. בכך תיפתרנה בעיות רבות: שיפור תנאי התצוגה ע"י הכנת פרוגרמה לגיבוש רעיוני, תכנון ועיצוב החללים לפי צרכים עדכניים, מינוי אדם מקצועי ומיומן להשבחת האוסף ע"י בחירה קפדנית של המוצגים והוספת ממצאים מחפירות חדשות באזור. איחוד תצוגות, בעיקר בקיבוצים ובמקומות קטנים, יאפשר התמודדות טובה יותר עם בעיות ארגוניות ותקציביות: בינוי ותחזוקה, רענון מערכות המיגון והאבטחה, טיפול שימורי בחפצים נגועים, הרחבת הפעילות השיווקית, גיוון בהפעלות חינוכיות.

יחסי הגומלין אינם בהכרח שינויים בהערכות פיסית אלא בתפיסה ניהולית. דוגמה לכך הוא, מוזיאון הכט בחיפה הנותן חסות מקצועית לאוסף של בית דגון.

רישום המוצגים, קיטלוגם וצילומם מהווים אבן יסוד בניהול אוספים של מוזיאונים, בין מוכרים ע"פ חוק ובין שאינם מוכרים. לפיכך, רשות העתיקות שמה לה למטרה לקדם את ענייני הרישום של כל האוספים הציבוריים, השייכים לאוצרות המדינה.

ההשאלות מהאוספים הציבוריים לתצוגות הולכות ומתגברות עם השנים. אנו נותנים מענה לפניות רבות, ומוכנים להשאיל עתיקות גם לגנים פתוחים וגם למוסדות על בסיס עסקי, מתוך כוונה להביא את הארכיאולוגיה אל קהל, שלא מרבה להגיע למוזיאונים מיוזמתו.

המשימה העיקרית שעדיין לפנינו היא לייעץ למוזיאונים ולאחראים על האוספים כיצד לשפר את תכני תצוגה, אמצעי התצוגה, התחזוקה והשמירה.